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Lifehacking - Mes méthodes actuelles

D 6 mars 2017     H 09:00     A Genma     C 3 messages   Flattr cet article Logo Tipee

TAGS : Lifehacking

Depuis quelques années, je suis adepte du lifehacking et j’ai testé différentes méthodologies, adapté les méthodologies existantes, partagé mes expériences pour enfin arriver l’année dernière, en début d’année, à mettre en place un système sur base de fichier OpenOffice Calc qui me permettait de faire un suivi des mes activités au jour le jour. En août, je présentais cette méthodologie dans mon billet Lifehacking et vacances et à la fin de mes vacances, j’en étais arrivé à écrire mon billet Redéfinir mes priorités. Tout cela a porté ses fruits vu qu’en début d’année, j’écrivais 2017 - Mes projets pour cette année ? dans lequel j’évoquais mon changement de vie.

Pourquoi ce nouveau billet pour parler Lifehacking ? Parce tout simplement, je voudrais faire un nouveau retour, un an plus tard, sur l’usage de mon fichier et la méthodologie associée. Je pense qu’il y aura de la redite avec ce que j’ai présenté ici, mais ce n’est pas grave. Je vous renvoie vers ce billet, celui-ci étant son complément.

Dans le présent billet, je parle de projet. J’ai deux fichiers de suivi OpenOffice Calc : un personnel avec mes projets et mes todo-listes personnels, que je consulte sur mon temps libre. Et un fichier au format sensiblement identique que j’utilise dans le cadre professionnel (et qui contient donc mon suivi et mes todo-listes liés à mes projets pro), que j’utilise lors de mes journées de travail.

Todo-liste

Mon fichier OpenOffice Calc a un onglet dédié qui est une sorte de longue todo-liste avec les tâches à faire en priorité, à faire quand j’aurai un moment et celles que je ferai un jour. Et, réparti pour mes différents projets. J’applique encore la méthode GTD Getting Things Done. Si il y a quelque chose que je peux faire et qui prend moins de 5 minutes, je le fais dans la foulée. Sinon, je le note dans ma todo-liste et je le ferai plus tard, comme une tâche qui prend un ou plusieurs quart d’heures. En parlant de Getting Things Done, j’ai toujours un système de pochettes, mais elles sont représentées par des onglets dans le fichier Calc.

Smartphone ?

Le fait que tout soit géré via un fichier Calc (cf mes billets dont j’ai fait les liens en début ce texte) fait que, par conséquence, je ne gère rien par smartphone. Si je n’ai qu’un smartphone à portée de main, c’est que je n’ai pas un outil de productivité (un ordinateur) devant moi. J’ai donc toujours un outil pour me vider l’esprit (ah oui il faudrait que je fasse ça ou que je pense à ça) à portée de main et je l’utilise. Mon smartphone me sert juste pour prendre des notes pour ma todo-liste, synchronisées sur mon NextCloud. Ensuite, de temps en temps, je prends la liste des notes et réparties ces différentes notes et actions à faire, dans les différentes catégories pour mes projets personnels, toujours dans mon fichier Calc.

Optimisation du temps

Quand on a plusieurs projets à gérer en parallèle, pour ne pas se laisser déborder, ce que j’applique comme méthode, c’est une sorte de pomodoro sans le chronomètre, sur une durée plus courte, le quart d’heures. Pour rappel, la méthode Pomodoro c’est une technique qui se présente sous la forme de cinq étapes :
- décider de la tâche à effectuer ;
- régler le pomodoro (minuteur) sur 25 minutes ;
- travailler sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne et la noter comme faite ;
- prendre une courte pause (5 minutes) ;
- tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).

Dans mon cas, je me lance sur une tâche et je la fais, sans vraiment regarder l’heure. Je me mets en mode mono-tâche et je ne disperse et je n’ai pas à me forcer pour ça. Je ne jongle pas entre les fenêtres et les tâches. Je me consacre à une seule tâche à la fois. Je ne fais qu’une tâche mais je la fais bien et à fond. Je n’ai pas la contrainte du stress du temps (le tic-tac du minuteur ou le compte à rebours). Je ne planifie pas les pauses. Je les prends quand je peux le faire, l’envie de le faire. Quand je suis lancé, je peux travailler pendant un petit moment (et je ne vois pas le temps passé parfois).

Durant l’exécution de ma tâche, je ne réponds aux mails, sollicitations ou autres. Pour les mails, je prends du temps pour les lire et les rédiger, c’est une tâche comme une autre. Et ensuite je referme la boite mail. Les réseaux sociaux ? Je prends un peu de temps pour faire de la veille, répondre ou autre, c’est une tâche comme une autre.

Si je suis dérangé ou sollicité pendant un temps assez long, je le note comme si c’était une tâche, ça en devient une. Cela me permet de tracer et de savoir combien de temps la vraie tâche a prise comme temps. Parfois, je peux intercaler une tâche qui dure 5 minutes pour finir le quart d’heure.

Je compte le temps passé sur mes tâches en unité de temps qu’est le quart d’heure.

Traçabilité

Une fois ma tâche finie, je remplis mon tableau de suivi du temps. Je sais combien de temps j’ai passé sur ma tâche, je trace. Remplir ce fichier, c’est une vraie discipline. Il faut le faire régulièrement pour ce que ce soit utile. Mais comme je remplis ce fichier au quotidien, en semaine et en week-end, je sais combien de temps j’ai passé sur chacune de mes tâches perso ou pro. Je vois que j’ai une vie bien remplie, bien riche et quand je me dis que je n’ai rien fait, je vois qu’au contraire, j’ai fait plein de choses et ai eu des journées bien remplies, efficaces et productives.

Enfin, cette traçabilité est très pratique pour rendre rencontre des comptes à un supérieur (et ce dernier apprécie le fait que je puisse lui faire un état d’avancement aussi précis, c’est donc une bonne chose).

Conclusion

Voilà un nouveau billet sur le Lifehacking un peu brouillon à la relecture, mais comme je ne vois pas trop comment mieux organiser ça, je publie. Et il reste toujours les autres billets écrits au cours des années pour venir compléter le présent texte.

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3 Messages

  • Merci Genma pour ce nouveau billet ! Deux petits points :
    1) la seconde partie de ton article est un gros lien, tu as dû oublier de refermer une balise quelque part je suppose...
    2) pour la partie Smartphone, une suggestion de projet qui m’intéresse bien (même s’il n’est pas encore disponible, ça devrait l’être d’ici la fin de l’année) : la Pyra


  • Salut !
    Accepterais-tu par hasard de partager ton modèle de fichier Calc pour Pomodoro et GTD ? Ça m’intéresserait !
    Est-ce que tu mets des colonnes "date butoir", "date de réalisation", "temps estimé", "temps effectué" ? Y a-t-il un moyen de remplir automatiquement les champs date ?


  • Pareil que au dessus,
    J’aimerais bien voir le fichier en question, avec deux trois exemples pour se faie une idée.

    Perso comme la majorité de mes projets sont du dev j’ai deux trucs pour retracer mon activité.
    Les commits git, extractables ensuite avec mon projet gitall sur github.com/tykayn
    Ça me permet de savoir combien de temps pour jour je passe sur un projet entre son premier et son dernier commit du jour. Commit qui en plus detaille une date et une activité précise.

    Et le plugin wakatime dans mon IDE.
    Pour le reste j’utilise pivotal tracker, des notes sur tel, et mon cloud perso sur nas.


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Le 28 avril 2017