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Lifehacking et la gestion des mails

D 20 avril 2017     H 09:00     A Genma     C 1 messages   Flattr cet article Logo Tipee

TAGS : Lifehacking

Nombreux sont les billets parlant de Lifehacking sur le blog, je vous renvoie vers eux au cas où vous ne les auriez pas encore lu. Dans le présent billet, je m’attaquerai au cas des mails...

D’où la question à laquelle je vais tenter de répondre : Avoir une boite mail avec un inbox zéro, est-ce possible ? La réponse est simple : oui, en trichant un peu ;) Je m’explique.

Du confort et l’importance de l’écran

J’ai la chance dans le cadre professionnel d’avoir un écran 27" et chez moi un petit 21". J’ouvre Thunderbird en grand, en plein écran et je m’attelle à ma tâche de tri des mails. Je ne fais pas ça sur un écran d’ordinateur portable et encore moins sur mon smartphone.

Mon usage du mail

Mon usage personnel ou professionnel est assez proche : le mail est asynchrone et me permet de parler à plusieurs personnes en même temps... Le mail est un bon moyen de traçabilité : Il permet d’avoir une date et une preuve d’une demande par exemple.

J’utilise aussi beaucoup les mails pour faire des comptes-rendus. Je prends en note en saisie rapide durant la réunion dans un mail brouillon, je relis, corrige et finis la rédaction en sortant de la réunion et j’envoie pour relecture.

De la rigueur

Dès qu’on le peut, on s’imposera, d’autant plus dans un cadre professionnel ou associatif, un peu de rigueur. Et de cette rigueur découlera la faisabilité du reste des actions et techniques que je vais évoquer dans la suite de ce billet.

Sujet du mail

Premier exemple de rigueur, le cas du sujet : le sujet du mail rappelera dans une forme définie le projet, le thème du mail, éventuellement le degré d’importance si nécessaire. Exemples de sujets de mails
- [ProjectX] Compte-rendu de la réunion du XX mars 2017 : on sait de suite de quoi il s’agit
- [ProjectX] ATTENTION - URGENCE - Relance : on attire l’attention et précise un niveau d’urgence.
Entre ces deux mails, je lirai le deuxième en premier.

Le sujet d’un mail à son importance. Une standardisation du sujet permet des filtres automatiques, et je reparlerai de ça un peu plus bas dans ce billet.

Les destinataires

Mettre en destinataire celleux à qui le mail est destiné et de qui on attend une action, une réponse, ou que l’on souhaite informer en priorité. On met en copie les personnes qui doivent être informés ou avoir le mail pour des raisons de traçabilité (supérieur hiérarchique par exemple).

Il faut de la rigueur dans le choix des destinataires et imposés cette même rigueur à nos correspondants.

Se définir des plages pour lire ses mails

Avoir son mail ouvert en permanence n’est pas une bonne chose. Comme évoqué dans mon billets Lifehacking - Mes méthodes actuelles (qui liste quelques anciens billets autres également, je me définis des moments, de façon régulière, pour déplier mes mails. Ces moments sont souvent entre deux tâches, pour faire une sorte de pause dans une tâche assez longue (rédaction d’un rapport de veille qui se déroule sur tout l’après-midi par exemple).

Dépiler ses mails

Dépiler ses mails est une action que je fais régulièrement en journée. Globalement, je la fais entre chaque action. Je fais une action, je regarde vite fait mes mails et deux cas se présente :
- un mail nécessite ou permet une réponse rapide : je le fais de suite. Je réponds de suite. Application de Getting Things done : si ça prend moins de 5 minutes, je ne repousse pas à plus tard, je fais de suite et je me débarrasse.
- un mail nécessite une réponse ou une analyse ou des actions en découlant : j’ai alors une action sur laquelle je prendrais du temps de traiter le contenu du mail.

Le dépilage c’est aussi du classement. J’ai tout un tas de sous-dossier lié aux projets dans lesquels je classe les mails une fois lu, que je garde alors pour la traçabilité. Soit je classe le mail de suite une fois lu, soit je le laisse dans la boite de réception, je sais que je l’ai lu mais j’ai des actions à mener.

Et plus tard, je reprends les différentes actions contenu dans le mail, je les reporte dans mon tableau de suivi des actions, me permettant ainsi de m’approprier ces actions, de savoir où j’en suis, de mettre à jour ce suivi. Et ensuite je classe le mail. Cette mise à jour du suivi des actions en fonction des mails est une tâche dédiée de la journée.

Rédiger des mails

La rédaction est le complément du dépilage. Si vous avez bien suivi, une partie de la rédaction est faite durant la phase de dépilage. Ou alors, elle fait partie d’une action plus longue : je rédige le compte-rendu, je valide un document et je réponds ensuite que j’ai validé le document etc. Là encore, ça peut être une action dédiée.

Et il est évident que dans son contenu, un mail doit aller à l’essentiel.

On peut citer le corps d’un mail précédent pour répondre à certains points.

On nettoie, on ne reprend pas tout l’historique de tous les mails à chaque fois. Au pire, si on s’aperçoit qu’une nouvelle personne doit être informée des échanges précédents, on lui renvoie / transfert les anciens mails un par un, les plus pertinents ou alors on rédige un mail bilan - état des lieux pour éviter de reprendre tout l’historique et n’avoir que les conclusions, les décisions finales etc. Et ce peut être l’occasion pour soit de faire un bilan et de voir où en est et ce qu’il reste à faire...

Catégoriser ses mails

Il y a les mails importants, les mails de très haute importance. Si c’est urgent, je pars du principe qu’on viendra me voir, me téléphonera ou on utilisera le système de messagerie instantanée.

Quand je dépile des mails, je sais que si c’est ma hiérarchie qui m’écrit, elle m’écrit peu et donc si je reçois un mail de leur part, c’est quelque chose d’important et généralement d’urgent. Je lis, j’analyse et GTD, je fais ce qu’il faut rapidement.

Si c’est un membre de l’équipe qui m’écrit, il y a des chances que ce soit parce que je suis en copie pour information d’une réponse à un client par exemple. Ou que ce soit lié à un projet, donc je traite le mail durant la période où je suis sur ce projet.

Utiliser des étiquettes

Depuis peu je me suis mis au système d’étiquette intégré au sein de Thunderbird. J’ai crée des étiquettes personnalisées, avec des tags /couleurs pour les mails que je laisse dans ma boite de réception et qui sont triés par la suite. Au moment de la 1ère lecture / pré tri en diagonale, si le mail reste dans la boite de réception pour une action future, je le tague / colorie pour m’aider la fois suivante à retrouver tous les mails liés à un même projet par exemple. J’ai ainsi une couleur pour chaque projet et quand je me penche sur l’action de classer / mettre à jour le suivi des actions d’un projet, je retrouve de suite les mails à traiter et classer.

Utiliser des filtres

Utiliser des filtres permet un classement automatique des mails et donc de ne pas encombrer sa boite de réception avec des mails et de vite se sentir débordé. Toutefois il faut trouver un équilibre entre faire des filtres pour tout classer et garder dans sa boite de réception des mails importants.

On pourra déterminer par exemple des filtres permettant de classer des mails envoyés automatiquement à des mailing-listes, des mails liés à un projet pour lesquels on est souvent en copie des comptes-rendus uniquement pour la traçabilité ou autre...

Parcourir ses différents dossiers

Durant la phase de dépilage des mails, je parcours les différents dossiers dans lesquels des mails sont arrivés et ont été classés automatiquement. Il y a là la encore une priorisation : je sais que tel dossier, c’est une mailing liste d’un projet et que je lirais quand j’aurai du temps, tel autre dossier reçoit des mails liés à des logs Nagios (par exemple), je jette un coup d’œil vite fait et marque tout en lu si tout est ok.

Classer dans des dossiers par des filtres ne dispense pas de faire le tri dans ces dossiers, mais cela permet déjà un pré-classement, de ne pas avoir une boite de réception trop encombrée et cela réduit donc le sentiment d’être débordé.

Et les mails qui restent encore en non lus ?

Pour tout ce qui concerne des mailing-liste (et particulièrement dans le cadre de liste de projets associatifs), au bout d’un certain temps, je marque les mails en lus. En effet, si je n’ai pas eu ou pris le temps de lire les messages (je peux aussi ne pas en avoir eu l’envie), les informations, les débats ou autre discussions sont à marquer comme lu. Lire 25 mails parlant de l’organisation d’un projet pour lequel j’arrive trop tard pour participer ne serait qu’une perte de temps...

Il faut d’une certaine façon savoir faire le deuil de l’information, accepter de ne pas avoir eu le temps de tout suivre...

Avoir une boite mail avec un inbox zéro, est-ce possible ?

Oui, en appliquant et en essayant de faire appliquer l’ensemble des règles ci-dessus, j’y arrive assez régulièrement. Pas longtemps car il y a souvent de nouveaux mails qui arrivent. Mais la boite de réception est souvent à 0 mails à lire, les dossiers dans lesquels arrivent des mails qui sont triés / filtrés sont un peu plus régulièrement avec des mails non lus... C’est donc un compromis entre vouloir tout lire, pouvoir tout lire et ne se retrouver déborder et ne pas savoir par où commencer.

En conclusion

A chacun.e de trouver et piocher dans mes quelques règles et habitudes pour trouver SA propre méthodologie de gestion des mails. La mienne me convient bien et marche bien et est utilisée sur 3-4 boites mails (personnelles, associatives et professionnelle).

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1 Messages

  • Hello Genma,

    Tout d’abord, félicitation pour ton blog, il est vraiment super !

    Concernant les emails, je n’utilise personnellement que très peu de filtre ou quoi. Tout simplement car je trouve que cela prends trop de temps. J’applique la méthode suivante :
    - lis le mail
    - > important oui / non -> oui -> todo list ;
    - > intéressant oui / non ; oui -> todo list pour les trucs pas importants / coin de la tête ; autre -> je zap

    Je ne supprime que les emails inutiles et surtout j’utilise la fonction rechercher qui est super utile et qui me permet de tout retrouver quand j’en ai besoin.


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Date de mise à jour :

Le 15 décembre 2017