Voici un nouvel article sur le Lifehacking, avec cette fois-ci, mon utilisation de l’agenda.

Depuis quelques temps, pour optimiser mon temps, j’utilise GoogleAgenda et je planifie tout. J’utilise un agenda en version informatique et non papier car, comme on le verra dans cet article, il y a beaucoup d’avantage de GoogleAgenda (hors aspect cloud et je mets tout chez Google, là n’est pas la question) par rapport à un agenda papier traditionnel. En effet, une bonne partie de mon temps devant un ordinateur connecté au Net, sur différentes machines, la solution d’un agenda dans le cloud, permettant l’automatisation et la répétition de tâches, et un accès depuis différentes machines, m’est apparu comme une évidence.

Pourquoi un agenda ? En fait, ce n’est pas un mais des agendas. J’ai crée différents agendas associés à une couleur différente, chacun ayant un thème donné et regroupant les actions de ce thème : pro, perso, blog...

Tout ce que je dois faire, je le saisis dans cet agenda. Ca me permet de planifier, de m’organiser mes journées de travail, de savoir où je vais. Je peux corriger chaque tâche (quelle soit récurrente ou non) au cas par cas. C’est une sorte de todo-liste aussi bien professionnelle que personnelle, avec une notion de temps. Quand en fin de semaine, mon chef me demande ce que j’ai fait de la semaine, je peux lui dire, vu que j’ai noté les créneaux planifiés (et modifiés au besoin une fois qu’ils ont été consommés) pour les différentes tâches.

Je note donc tout dans cet agenda et je peux dupliquer à l’infini des tâches en quelques clics, tandis que sur papier cela me prendrait des heures. Ces tâches récurrentes sont des tâches que je qualifierai de remplissage : le sommeil, les transports, les repas, le ménage hebdomadaire, la sortie des poubelles...Tout ce que je fais chaque jour, à heure fixe, je l’ai mis dans un agenda particulier (associé à une couleur). Cela me permet de bloquer des créneaux visuellement, où je sais que je ne peux pas faire grand chose d’autre (à peu de chose prêt. Enfin si, je sais que dans le transport je peux lire, écouter des podcasts... même si je ne vais jusqu’à ce niveau de détail).

Quand j’ai besoin, je masque cet agenda "Remplissage", et je vois mieux les autres tâches. L’avantage de cet agenda est, qu’associé à l’affichage des autres tâches plus professionnelles ou personnelles, j’ai une impression d’avoir des journées remplies. Les espaces blanc correspondent au temps que j’ai et où je n’ai rien de prévu. Et très facilement, je vois donc des créneaux où je peux planifier d’avoir quelque chose à faire : je vois de suite mon vrai temps libre, celui qui n’est n’y consacré au boulot et transports, ni celui qui est consacré au sommeil ou au train-train quotidien (préparation des repas, vaisselle, ménage...). Il me reste peu de temps, mais je le sais rapidement. Je n’ai pas à réfléchir. Je sais quand je peux faire quoi.

Pour la vie sociale, cela permet de planifier les créneaux de ses sorties, ses jours de congés (et le moment où on achètera des billets de trains par exemple), de réserver une soirée pour un anniversaire (et de définir un créneau quelques jours avant pour aller acheter un cadeau).

Je disais que j’avais plusieurs agendas. Dans un agenda dédié, j’ajoute tous les évènements (install party, conférence etc.). Je ne sais pas encore si j’irai - quand je le sais je bloque le créneau de suite - mais je l’ai noté. Le moment venu, je peux ajouter ma présence à cette conférence en la planifiant dans mon agenda personnel, remplissant ainsi un blanc.

Si je le souhaite, je peux partager certains de ces agendas avec d’autres utilisateurs. Je verrai pour le faire pour l’agenda en rapport avec le blog (l’agenda des publications des articles)...

En conclusion, je note tout (ou presque, en tout cas beaucoup de choses) et cela ne me prend pas tant de temps. Ca m’aide à m’organiser, à savoir où je vais, dans mes tâches professionnelles comme personnelles. Google Agenda est une solution centralisée accessible de plusieurs ordinateurs, en attendant d’avoir mieux (sur un serveur qui me serait propre, dont je maitriserai l’exploitation des données). Cet agenda m’aide à m’organiser, à savoir où je vais, à voir qu’il y a beaucoup de choses futiles mais nécessaires dans ma vie... Vie que je cherche à optimiser pour avoir le temps de faire ce que j’aime, ce qui me plait. D’où le lifehack.

PROCHAINE ETAPE : publier sur ce site les calendriers qui lui sont liés (agenda des publications et autres évènements).