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Lifehacking - Les mails

D 3 juin 2013     H 09:00     A Genma     C 0 messages   Flattr cet article Logo Tipee

TAGS : Lifehacking

Malgré toutes mes articles sur le lifehacking, je m’aperçois que je n’ai jamais abordé le sujet des mails. C’est donc l’occasion.

Un jour, j’ai reçu l’e-mail suivant d’un ami : Je viens de faire le ménage sur ma boite mail. Je n’avait effacé aucun mail de mes amis. Bilan : tu as écrit énormément de mail sur énormément de sujet divers et varié. Pour les autres pas grand chose. 2.000 mails de Genma qui s’en vont car je ne les relirai pas. Je ne les ai jamais relis pourquoi je les garderai plus longtemps ? C’est comme un peu faire le vide sur le passé et ne plus que regarder le futur (et en même temps je fais le ménage).
Avec cet ami (et d’autres), il fut un temps où nous échangions régulièrement des mails pour discuter de sujets divers et variés, une sorte de forum ou de mailling-liste de discussions (c’était bien avant l’avènement des réseaux sociaux). Les mails étant du texte et prenant peu de place, les boîtes mails ayant des tailles conséquentes, on a tendance à tout garder, sans faire de tri.

J’ai essayé un temps de classer dans des répertoires par auteur, sujet, date mais aucun système de classification ne me convenait. Mettre un système de tags aux mails ? C’est possible, cela permet un multi-classement. Mais en réalité, je me suis aperçu que c’était une perte de temps. Car cela ne présentait aucune utilité. Si j’ai vraiment besoin de retrouver un mail, j’utilise le système de recherche intégré au webmail ou au client mail. C’est le plus rapide et le plus efficace.

De plus, je reçois et j’envoie de moins en moins de mails à titre personnel. Les mails sont devenus des SMS un peu plus longs, envoyés à une toute série de destinataire, pour une invitation par exemple. Chacun fait répondre à tous, donne sa réponse. J’ai quelques mails liés à des demandes et réponses à mes interviews ou semaines spéciales. Tous ces mails ont pour point commun d’être utile à un moment donné, puis d’être périmé.

La gestion de la liste des contacts et des adresses mails est plus importante que la conservation des mails en eux-mêmes. Car je ne reviens jamais sur les mails. Je les garde, les stocke, les archive. Mais je n’ai jamais eu le besoin de retrouver un mail. De temps à autre, je fais un grand ménage et je supprime tous les mails qui ont plus d’un certaine période (quelques années).

Et le spam me direz-vous ? Je reçois peu de spam (mon adresse mail ne traine pas partout sur Internet), je ne suis pas inscrit à des tas de mailling-liste inutile et les filtres actuels des webmails sont assez efficaces.

Professionnellement, j’envoie quelques mails pour partager des documents, poser des questions. Mais les documents sont ensuite stockés dans une Forge, ce qui permet un suivi des versions de ces documents, une association à des artefacts / tâches de développement, une association aux modifications de codes correspondantes (les commit), une association à la livraison de la version du logiciel. Là encore, peu de mails, tout est centralisé dans la Forge pour la traçabilité.

N’ayant pas d’usage intensif du mail, je n’ai donc pas mis en place de solution de lifehacking pour ce sujet.

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